E-mails, rapportages en presentaties met AI
Je gebruikt AI om professionele communicatie sneller te maken.
Waarom deze les belangrijk is
Professionele communicatie kost tijd. Veel tijd. Een goed geschreven e-mail, een heldere rapportage, een overtuigende presentatie. Het vergt allemaal denkwerk en meerdere revisies. AI kan dit proces drastisch versnellen, mits je weet hoe je het aanstuurt.
In deze les leer je AI inzetten als schrijfassistent die zich aanpast aan jouw doelgroep, toon en context.
Wat je gaat leren
- Professionele e-mails laten schrijven en verbeteren
- Rapportages structureren en genereren
- Presentatie-content maken
- Toon en stijl aanpassen per doelgroep
E-mails schrijven met AI
De kracht zit in het meegeven van context, doel en toon.
Het verschil tussen een slechte en goede prompt
SLECHT:
"Schrijf een e-mail naar een klant over een vertraging."
GOED:
"Schrijf een e-mail aan onze klant Jansen & Co.
Context: hun bestelling van 50 laptops heeft 2 weken vertraging
door leveringsproblemen bij onze fabrikant.
Toon: professioneel, empathisch, oplossingsgericht.
Doel: de relatie behouden en een alternatief aanbieden
(tijdelijke leenlaptops).
Lengte: maximaal 150 woorden."Geef altijd aan: wie is de ontvanger, wat is de relatie, wat is het doel, en welke toon past bij de situatie.
Verder lezen
Laat je naam en mailadres achter, dan lees je de rest
Je krijgt meteen de hele les, en alle andere lessen blijven daarna ook open. Geen wachtwoord, geen bevestigingsmail.
Toon aanpassen per doelgroep
AI kan dezelfde boodschap in totaal verschillende stijlen schrijven.
| Doelgroep | Toonaanwijzing | Voorbeeld |
|---|---|---|
| Directie / C-level | "Kort, strategisch, cijfermatig, geen jargon" | Kwartaalresultaten samenvatten in 5 bullets |
| Collega's intern | "Informeel, to-the-point, actiegericht" | Projectupdate met actiepunten |
| Klant formeel | "Professioneel, respectvol, oplossingsgericht" | Klacht afhandelen |
| Klant warm | "Persoonlijk, enthousiast, behulpzaam" | Welkomstmail nieuwe klant |
Prompt voorbeeld: toon wisselen
Herschrijf deze interne update voor de directie.
Origineel: [plak je tekst]
Eisen:
- Maximaal 100 woorden
- Begin met de conclusie
- Gebruik cijfers waar mogelijk
- Sluit af met een aanbevelingRapportages genereren
AI is sterk in het structureren van informatie. Geef ruwe data of aantekeningen, en laat AI er een rapport van maken.
Maak een maandrapportage op basis van deze punten:
- Omzet maart: 245K (target: 230K)
- 3 nieuwe klanten gewonnen
- Klachten: 12 (vorige maand: 8)
- Team uitgebreid met 1 junior developer
- Project X loopt 1 week achter op planning
Structuur: samenvatting bovenaan, dan per onderwerp
een korte analyse met conclusie.
Toon: zakelijk, geschikt voor MT-overleg.De "piramide-structuur" werkt het beste voor rapportages: conclusie eerst, dan onderbouwing, dan details. Vermeld dit expliciet in je prompt.
Presentatie-content
AI kan de content leveren. De PowerPoint zelf bouw je daarna.
Maak een slide-outline voor een presentatie over
onze Q1 resultaten. 8 slides.
Per slide geef:
- Slide-titel
- 3-4 bulletpoints
- Suggestie voor een visual (grafiek, icoon, foto)
Doelgroep: het volledige bedrijf (all-hands meeting).
Toon: positief maar eerlijk over uitdagingen.Bestaande tekst verbeteren
Naast nieuw schrijven is AI sterk in revisie.
Verbeter deze e-mail op:
1. Helderheid (is de boodschap duidelijk?)
2. Toon (professioneel maar niet afstandelijk)
3. Structuur (logische opbouw)
4. Lengte (kan het korter?)
Geef de verbeterde versie plus een korte uitleg
wat je hebt aangepast en waarom.Laat AI nooit namens jou versturen zonder dat je het hebt gelezen. AI mist context over de relatie, eerdere gesprekken en politieke gevoeligheden.
Wat is de effectiefste structuur voor een rapportage aan het management?
Welke informatie is het MINST belangrijk om mee te geven bij een e-mail prompt?
Wil je je voortgang bewaren, de oefenbestanden erbij en je inschrijven voor de gratis avond, maak dan een gratis account aan. Je hoeft alleen op een link in je mail te klikken.
Maak een gratis account